¿Cuáles son las claves para una oficina sin papeles?

Con el auge de Internet a principios de la década del 90, la oficina sin papeles parecía estar más cerca que nunca. En contra de todos los pronósticos, y aunque el uso del correo electrónico y de los documentos digitales es cada vez más cotidiano, hoy el 90% de la información todavía se encuentra en soporte de papel y se estima que su consumo crece en un 20 % año tras año.

Las empresas pueden poner en práctica una serie de pautas y estrategias tendientes a disminuir el uso del papel, lo cual no solo traerá aparejada una reducción del impacto ambiental, sino también importantes beneficios económicos. Por otra parte, el desarrollo de un entorno sin papel facilita el acceso a la información a los trabajadores móviles y remotos, contribuyendo al trabajo en equipo.

Juan Carlos Checa, Director de Contract Workplaces Perú, comparte tres estrategias clave para aquellas organizaciones que aspiran a transformar sus oficinas en oficinas sin papeles:

1. Tercerización de archivos: existen en el mercado empresas dedicadas al almacenamiento y la protección de documentación privada, que a su vez administran y custodian la información, liberando así a las oficinas de papeles y reduciendo los costos, principalmente de superficie y personal de archivo.

2. Digitalización de documentos: las organizaciones necesitan encontrar sistemas digitales que, en reemplazo del papel, permitan una adecuada gestión de la información de modo tal que los datos se encuentren a disposición de una manera más rápida y organizada. Frente a un escenario que involucra una creciente fuerza de trabajo móvil, su implementación no sólo contribuye a hacer más accesible la información, sino que también favorece la colaboración de los equipos de trabajo que, de otra forma, se vería limitada o entorpecida por la imposibilidad de compartir documentos.
3. Sistemas de gestión electrónica: el concepto de sistema para la gestión de archivos se asocia al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad de la información de una organización en formato digital. Un sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED) permite guardar toda la información de una empresa organizándola a partir de una serie de estructuras clasificatorias, según sus necesidades y facilitando así su localización en forma precisa e inmediata.

Los beneficios de trabajar sin papeles

Se calcula que un trabajador tarda un promedio de cuatro horas semanales buscando información perdida y quince minutos diarios en acomodar su área. “Una las ventajas de trabajar sin papeles es un mejor aprovechamiento de la jornada laboral, ya que la localización y búsqueda de documentos digitalizados se vuelve más eficiente”, asegura Checa. Al trabajar directamente con el documento en pantalla se reducen los tiempos que demanda su localización, recuperación, rearchivo y costos asociados.

Esta tendencia disminuye las posibilidades de que se pierdan documentos y posibilita que el acceso a los archivos se pueda controlar por niveles de seguridad preestablecidos. Asimismo, se registra una reducción de los gastos que la empresa dedica a los costos de impresión, papel y archivo.

Pero por sobre todo, incorporar ésta y otras prácticas sustentables dentro de una organización, es fundamental para reducir la huella ecológica y ser parte activa en el cuidado del medio ambiente.