Por Stakeholders
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Franklin G. Ríos Ramos |
Esta frase la escuchamos mucho en las organizaciones, aludiendo que estamos sobrecargados de trabajo, pero realmente ¿eso será cierto?
Una de las formas que tienen las organizaciones para mejorar los resultados es buscar la productividad y la eficacia en la labor que desempeña el personal. Entonces, será que las personas, ¿se toman mucho tiempo con cada tarea?, ¿no están haciendo lo que deberían hacer?, ¿están mal gastando el tiempo? o será que, ¿realmente no dan prioridad a las tareas o actividades estratégicas? Hacer una estimación de la carga de trabajo al personal a todo nivel nos ayudaría a responder estas interrogantes.
Pero, ¿cómo hacer esta estimación? Primero dejar claro que es una estimación, y no una medición exacta, pues las mediciones exactas se darán a trabajadores con actividades repetitivas y recurrentes, como el caso de un obrero que opera una máquina, y que por lo general está bien controlado en el uso de sus tiempos. El punto importante esta en los otros casos, en los trabajadores que realizan actividades o tareas diversas, no repetitivas, como los puestos administrativos. Por ello esta estimación maneja un error que no debe ser a más del 10%, por lo que no nos dará el tiempo exacto que utiliza para cada actividad, sino más bien nos dará una visión general para tomar las decisiones estratégicas para mejorar la productividad y la eficacia de la organización.
Cada trabajador debe definir todas las tareas que realiza en su labor, la frecuencia con las que las desarrolla (diario, semanal, mensual, trimestral, etc.) y finalmente el tiempo promedio que se toma para estas. Con ello podemos encontrar el tiempo total que le toma cada actividad, luego de adicionar un tiempo de traslados, refrigerios y descansos estimados podremos saber en qué ocupa su tiempo, a qué tarea se dedica más, y si realmente está sobrecargado o no.
Adicionalmente, podemos clasificar cada actividad que realiza como estratégica u operativa. Es estratégica si aporta de manera diferencial al logro directo de los resultados y operativa si aporta de manera indirecta. Entonces ahí podemos descubrir qué puestos colaboran con los resultados y cuáles no. Estos últimos deberían ser reestructurados a menos que tengan una razón válida de su existencia.
También podemos descubrir qué puestos están cargados con temas operativos, lo cual desvían su atención de las cosas estratégicas, lo que nos lleva a dos alternativas de solución: optimizar los procesos para liberar su tiempo y ver posibilidades de tercerización de estas tareas operativas.
Las preguntas claves para todo puesto son: ¿cuánto aporta este para conseguir los resultados de la empresa?, en caso de no aportar, ¿cuál es el objetivo de que exista?, ¿las personas hacen lo que realmente deben hacer en sus puestos? y ¿a qué se le debe dar prioridad? La estimación de carga de trabajo no habla de la calidad del trabajo, sino de buen uso del tiempo y de la prioridad y espacio de las actividades estratégicas en las funciones del personal.
por: Franklin G. Ríos Ramos
Gerente General de PERFIL (Centro de Desarrollo Personal y Profesional)
Coach certificado por la ICF
frios@perfil.com.pe
