Teletrabajo: punto sensible

Iván Artieda Vera
Gerente General Lavecorp SAC

El correcto manejo de esta alternativa laboral es un reto para la empresa moderna, no solo porque permite una reducción importante de los costos x m2, mantenimiento, y otros, sino que hoy en día es una posibilidad real ante el efecto pandemia, con cuarentena o sin ella, ya que el factor control de la salud seguirá por un periodo de tiempo no previsible para ninguna empresa.

¿Qué aspectos recomendamos considerar? Primero debe definir la alta dirección cual será el personal que en primera línea deben trabajar desde su casa. El área de recursos humanos o responsable del personal deberá relevar la información más sensible que pueda afectar esta tarea, por ejemplo; conectividad, espacio físico, nivel de saturación, herramientas disponibles como laptop. Sin embargo, existe un tema vital de seguridad de la información no puede dejarse de lado. Se recomienda trabajar con soluciones de acceso VPN u otro con altos niveles de seguridad perimetral informática.

Un punto clave es redefinir con el trabajador cómo será su método de marcación de asistencia y claves de seguridad de acceso. Es indispensable la autonomía de los equipos asignados por la empresa a fin de que sean estrictamente utilizados por el colaborador asignado. A continuación, hago una lista de las recomendaciones que se deben tener en cuenta:

• Define con el colaborador los horarios de trabajo y conoce las condiciones en las cuales desarrollará sus actividades diarias. Ser eficiente en la oficina no necesariamente tendrá el mismo rendimiento que desde el hogar. Y esto está enmarcado por el mismo clima interno en casa, situación que no podemos controlar, pero sí estar alertas.
• Establece una persona de tu equipo, se sugiere que no sea el jefe inmediato, para conversar a través de vídeo llamada cada 7 o 15 días y así tomarle el pulso al proceso del trabajo remoto.
• Elaborar un check list de las tareas trascendentales que deben ser atendidas como inmediatas por parte del trabajador. Se solicita que exista una política de RESPETO EN TIEMPO LIBRE, ya que el colaborador no está en la oficina sino en su casa desarrollando alguna actividad que coordinó previamente con sus familiares, y el sentirse asediado por la coyuntura particular desencadenará en una tensión de stress con impacto en la salud y bienestar de la familia.
• Definir con el colaborador un horario de gestión que lo colocará en un área visible que deberá ser respetado por los jefes, pares y subordinados de la organización ya que es importante que se norme:

1. Quienes están autorizados para convocar a comités online vía cualquier medio remoto, frecuencia del mismo y personas que intervienen.
2. Ser específicos en definir estrictamente la agenda del día
3. Definir el rol y las actividades / planes de acción acordados por semana por cada miembro del equipo. Algunas organizaciones cuentan con sistema automatizados de gestión.

• Desarrollar un conversatorio entre los miembros del equipo para generar en ellos el compromiso, se sugiere que no sea el jefe quien lidere, sino que permita que se forme un líder nato del grupo, será aquella persona que sea más proactiva y que de soluciones ayudando a sus compañeros de manera activa.
• Este trabajo remoto pasará por un proceso de mejora continua cuando las partes empleador y colaborador asumen con responsabilidad sus funciones y límites, los cuales deberían ser:

1. Existe un horario definido.
2. Existe un medio de comunicación acordado.
3. Existe un monitoreo del avance de gestión del colaborador.
4. El uso del WhatsApp debe tener un horario de término de mensajes y respetar la privacidad del hogar en los horarios de tiempo libre.
5. Debe haber un proceso de evaluación 360° de manera perenne para evitar abusos.

Nuestra empresa considera que la coyuntura actual requiere darle al colaborador las facilidades para desempeñarse de manera eficiente y debe estar altamente motivado todo el equipo por el proceso remoto a cumplir.