Por Stakeholders
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Corporación FONAFE eligió el ERP SAP, las soluciones de Business Intelligence y SAP Fiori para estandarizar, optimizar los procesos administrativos/financieros y mejorar los servicios que brindan las empresas eléctricas a los ciudadanos.
El alcance del proyecto integra a las 6 empresas eléctricas de distribución (Electro Oriente, SEAL, Electro Sur, Electro Sur Este, Electro Puno, Electro Ucayali), centrándose en la gestión administrativa y financiera. El proyecto MEGA se inició con la implementación de la empresa Electro Oriente y comprende los módulos de FI (Contabilidad, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Activo Fijo y Tesorería), Control Presupuestal y CO, MM (Gestión de Compras y Almacenes), HCM (Planillas).
Las empresas eléctricas del grupo FONAFE requerían un modelo estandarizado de gestión administrativa, con las mejores prácticas del negocio y soportados con una software potente, que respondiera a las nuevas necesidades del sector y que cuente con herramientas que permitieran mejorar la atención a los ciudadanos así como con la capacidad de soportar la complejidad de la integración de 6 empresas eléctricas de distribución.
El proyecto denominado MEGA se inició con el desarrollo de un modelo integral estandarizado, desarrollo que se llevó a cabo en la ciudad de Lima con la participación de las 6 empresas eléctricas que forman el alcance del proyecto, para luego dar inicio a la primera implementación en la empresa Electro Oriente, hoy en día la implementación en Electro Oriente se ha convertido en el modelo base para la implementación en las otras 5 empresas eléctricas bajo el esquema de Roll Out.
La implementación de SAP en las empresas SEAL de Arequipa y Electro Sur de Tacna se inició el 19 de Octubre y está planificada su salida en producción en Enero del 2016, para que luego de 2 meses de acompañamiento y soporte funcional en el mes de Abril se inicie la implementación en Cuzco con Electro Sur Este, Puno con Electro Puno y Ucayali con Electro Ucayali.
Sobre los beneficios y mejoras obtenidas Marco León, Gerente Corporativo del Proyecto MEGA señala: “Con SAP hemos obtenido Información consolidada y confiable, mejoramos la gestión de las empresas eléctricas, contamos con procesos estandarizados lo que adicionalmente facilita la gestión de recursos, y prepara el camino de la centralización y consolidación de procesos para lograr enfocar a las empresas en su giro de negocio.
En finanzas se consideró los módulos de contabilidad, tesorería, cuentas por cobrar y pagar además del módulo de activo fijo que es clave para el sector eléctrico, mientras que en el área de logística se han contemplado los módulos de gestión de compras y almacenes. En el módulo de presupuesto, control presupuestal y finalmente recursos humanos con el módulo de planillas que también es parte del alcance de este proyecto.
Entre los principales logros obtenidos tras la implementación en Electro-Oriente, cabe destacar la integración y control de la información, lo cual ha sido muy significativo. Antes de la adopción de SAP, las oficinas de Loreto, San Martin y Amazonas que conforman Electro Oriente, trabajaban independientemente, generando su propia información contable y financiera.
Hoy en día se maneja una única información centralizada de las 3 regiones, sobre las cuales tiene injerencia y control con estados financieros y balances por cada una de las regiones, a nivel de integración y de control de empresa.
Asimismo, se cuenta con un control de los almacenes, hoy día todos los almacenes de las 3 regiones y de los lugares alejados inclusive, están integrados y en línea, la plataforma permite acceder al sistema tanto desde una red empresarial, como por SAP router lo que ha permitido implementar la solución en los lugares alejados en donde las facilidades de comunicación son pobres.
Movilidad, adicionalmente se ha implementado la solución SAP Fiori que facilita la aprobación de solicitudes de pedido, órdenes de compra, pagos, a través del teléfono móvil, ventaja a destacar especialmente cuando los funcionarios de las empresas eléctricas necesitan movilizarse constantemente, a diferentes regiones del país. Asimismo la infraestructura del entorno de desarrollo y prueba se encuentra en la nube, lo que permite acceder desde cualquier parte del Perú.
“Como SAP estamos contentos de acompañarlos en este proyecto que en realidad es de transformación que está llevando a cabo FONAFE para las empresas de distribución eléctrica, son con éstas 10 empresas que contarán a corto plazo con un ERP SAP. Nuestro compromiso es ayudarlos en la ejecución de proyectos que respondan a su visión del futuro” agregó Rolando Gonzales, Gerente de Negocios para Sector Público de SAP.
A corto plazo, FONAFE prevé un incremento de la productividad de las empresas eléctricas al obtener una mejor eficiencia de los procesos, al disponer de información real, integrada y oportuna, por otro lado la mejora en la de gestión y toma de decisiones esta prevista mediante reportes gerenciales que proporciona SAP BI.
