Apps para empresas. Personalización milimétrica

Mario Benites
CEO de EBP Consulting
IT Manager en Stakeholders
mario@ebp.pe

 

Cuando  se lanzó el App Store, la tienda de aplicaciones para iPhone, en julio de 2008, una frase usada en el comercial de lanzamiento se puso de moda. Esta era: “There’s an app for that”. “Hay una aplicación para eso”. En aquel comercial, algunas de las preguntas que se hacían eran: “¿Quieres conocer el clima? Hay una aplicación para eso”; “¿Quieres saber cuántas calorías tiene un alimento? Hay una aplicación para eso”; entre otros.

Desde entonces, una cantidad abrumadora de aplicaciones han sido desarrolladas para iOS, el sistema operativo del iPhone. Y a esto, hay que sumarle las aplicaciones que llegaron en 2009 al Google Market, para Android, el sistema operativo de Google (posteriormente Google Market fue rebautizado como Google Play Store). Ambos markets suman un aproximado de 5 millones de aplicaciones. Con esa cantidad, podríamos decir que hay aplicaciones casi para cualquier cosa que uno pueda imaginar para gestionar desde un smartphone.

Pero, no solamente están incluidos allí las aplicaciones para un público masivo, sino también, para un público cerrado, privado, específico. Un grupo de usuarios segmentados que ni podrían llegar a diez. Pero ¿qué sentido tiene desarrollar una aplicación para cincuenta, veinte o tal vez cinco personas, cuando los markets de aplicaciones están abiertos al mundo entero? ¿Quién podría pagar por desarrollar una aplicación para, digamos, tres personas? Definitivamente, alguien o un grupo de personas que ven ese gasto como una inversión: los empresarios.

El uso masivo y diario de aplicaciones en personas de toda edad, género, ocupaciones e intereses, ha despertado la curiosidad de los empresarios para optimizar procesos, mejorar la comunicación, dejar constancia de acciones, descartar formularios, abandonar el papel, aprovechar oportunidades de nuevos negocios e incrementar ganancias.

Tal parece que los responsables en las empresas de mejorar sus procesos ahora se están preguntando, como en el comercial de Apple en 2008: “¿Y si quiero saber dónde están en este momento mis supervisores de promotores de ventas?” Yo les respondería: “Hay una aplicación para eso”. “¿Y si quiero que el mensajero de mi empresa de courier me envíe la foto del que reciba el paquete y quede registrada la hora exacta?” Yo les diría entusiasmado: “Hay una aplicación para eso”. “Y si quiero que el mecánico de mi taller marque las partes dañadas del auto en su celular e imprima desde allí la proforma?” Yo les miraría a los ojos y les diría: “Hay una aplicación para eso”.

En empresas donde todavía se usa el papel para todo, donde un operario llena una forma con letra ilegible, lo deja en recepción en la mañana (sellado, por favor), al mediodía pasa el mensajero para dejarlo en el área correspondiente y un digitador pasa la forma al sistema de la empresa; las aplicaciones móviles han llegado para acelerar procesos, ahorrar costos de impresión y horas hombre, acabar con la deficiencia del personal y mejorar la productividad en la empresa.

Tal es el caso de la aplicación “Generador de cotizaciones”. El cliente nos solicitó una aplicación que le facilitara la tarea de armar cotizaciones, pues el método que él usaba, una combinación de WhatsApp, correo electrónico y Microsoft Word, no brindaba los resultados esperados. El cliente, una empresa que brinda servicios generales de mantenimiento a universidades, clínicas, condominios, etc., necesita siempre de fotografías para evidenciar el estado de los elementos a reparar, explicar el trabajo a realizar y cotizar usando tablas. El caso es que, después de la visita a su cliente, llegaba a la oficina con 30 ó 40 fotografías (a veces más), sin clasificar ni ordenar. También solía enviar las fotos a su asistente por correo electrónico, mientras le daba instrucciones por WhatsApp antes de llegar a la oficina, porque ya le tocaba visitar a otro cliente y el detalle del trabajo a realizar era volátil en la memoria.

Pero ahora, con la App “Generador de cotizaciones”, el ahorro de tiempo y la eficacia en el trabajo es abismal: al iniciar la visita el usuario elije el cliente, el tipo de proyecto, el objeto a fotografiar y graba con voz las instrucciones. Puede tomar las fotos que necesite a un mismo objeto y agregar todos los audios y videos que quiera. Cuando termina con ese objeto, puede empezar con otro existente o crear un objeto nuevo y repetir el proceso. Terminada la visita, envía la cotización desde el smartphone a un sistema web en donde sus asistente, en la oficina, recibe todos los objetos debidamente ordenados y sus audios listos para transcribir. Ella puede visualizar los videos e incluir las URL en la cotización. Finalmente, todo sale correctamente diagramado en un documento de Word donde se hacen pequeños ajustes y se envía en PDF al cliente por correo electrónico.

En realidad, la App hace mucho más que lo explicado líneas arriba, y la facilidad de su uso da pie a que otros miembros de la empresa puedan usarla, si se quiere, con ciertas limitaciones. Sí, “hay una aplicación para eso”, es ahora una afirmación que se ha ampliado también al terreno empresarial y en donde la personalización es, podríamos decir, milimétrica.